Foire aux questions (FAQ)

QUELLES SONT LES HEURES D’OUVERTURE DE LA SALLE D’EXPOSITION?

La salle d’exposition de Party Time Rentals est ouverte de 8 h 00 à 18 h 00 du lundi au vendredi. En saison, nous sommes ouverts le samedi, d’avril à la fin décembre, de 8 h 00 à 13 h 00, et nous sommes fermés les samedis de janvier à mars inclusivement. Nous sommes également fermés les dimanches. Pour obtenir notre adresse, veuillez fureter notre page «emplacement».

DE QUELLE FAÇON PEUT-ON PASSER UNE COMMANDE OU OBTENIR UNE ESTIMATION?

Puisque les besoins de chacun de nos clients sont uniques, nous vous encourageons à communiquer directement avec nous par téléphone ou vous présenter en personne à notre salle d'exposition pour mieux déterminer les services dont vous avez besoin. Nous serons heureux de prendre votre commande par téléphone ou en personne à notre salle d'exposition ou de vous donner une estimation écrite. Vous pouvez nous rejoindre au (613) 745-9400. Nous vous offrons également de précieux services de consultation SANS FRAIS!

QUELLES SONT LES CONDITIONS REQUISES POUR PASSER UNE COMMANDE?

Nous avons besoin de l’adresse complète de la livraison et du ramassage, y compris le code postal, les numéros de téléphone à domicile et au bureau, et le nom d’une personne-ressource sur place munie d’un cellulaire, au besoin, de même que la confirmation des dates de livraison et de ramassage. Nous préparerons une facture pour votre examen et signature. Nous aurons besoin d’une carte de crédit valide, le nom de son détenteur, l’adresse exacte de facturation de la carte et une signature autorisée. Nous serons heureux de vous offrir une estimation sans obligation de votre part; cependant, veuillez noter que nous ne pouvons réserver aucun équipement loué avant que nous ne recevions votre signature sur le dossier et que nous ne confirmions sa disponibilité.

MODALITÉS DE PAIEMENT

Nous exigeons une carte de crédit valide pour louer de l’équipement à moins que vous déteniez un compte de client assorti de modalités particulières de paiement. Nous acceptons VISA, MasterCard, et American Express. VEUILLEZ NOTER que nous n’acceptons pas de carte de débit bancaire. Le paiement total de votre facture doit être reçu avant la date de l’événement sinon votre commande sera annulée. Un dépôt non remboursable de 50 p. 100 de la facture est exigé au moment de la réservation. Party Time Rentals se réserve le droit d’utiliser la carte de crédit pour couvrir tout frais de retard, tout déficit de caisse ou tout dommage encouru.

TARIFS DE LOCATION

Tous les tarifs indiqués sont fondés sur une journée d’événement; cependant, nous accordons au client le temps supplémentaire nécessaire pour ramasser et rapporter le matériel à nos entrepôts. Nous préférons toutefois livrer le matériel une journée avant l’événement et le ramasser une journée après la tenue dudit événement. Les fins de semaine sont comptées comme étant une journée de location. Tous les articles fournis sont généralement emballés dans des contenants spéciaux afin de s’assurer qu’ils sont dûment stérilisés, intacts et «table dressée». Au cas où vous constateriez toute égratignure ou tout bris du matériel, vous devez nous en faire part immédiatement de manière à l’inscrire sur votre contrat et à vous éviter d’en être facturé. Tout équipement loué qui est gardé pour une période plus longue que celle qui apparaît dans votre contrat sera imputé de frais supplémentaires de location selon notre liste de prix. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir nos tarifs de location à long terme.

PUIS-JE MODIFIER MA COMMANDE?

Vous pouvez apporter des modifications à votre commande jusqu’au jour précédant l’événement selon toutefois la disponibilité du matériel demandé. Veuillez consulter notre politique d’annulation pour obtenir tous les détails à cet effet. Tout nouveau matériel inscrit à votre commande le jour même de l’événement sera assujetti à des frais d’urgence de 40 à 60 dollars qui seront ajoutés au tarif normal de livraison au lieu de votre événement. Il est toujours libre à vous de ramasser le matériel à notre entrepôt s’il est disponible.

QUELLES SONT LES DISPOSITIONS DE NOTRE POLITIQUE D’ANNULATION?

Les commandes qui sont annulées 7 jours avant la tenue de l’événement ne sont pas assujetties aux frais d’annulation*. Les commandes qui sont annulées au cours des 7 jours précédant l’événement peuvent être assujetties à des frais de réapprovisionnement de 25 p. 100.* même s’il est improbable que nous puissions louer à nouveau les articles spécialement réservés pour vous. Les commandes annulées le jour même de l’événement ou au moment de la livraison ou sur présentation sont assujetties à des frais d’annulation de 100 p. 100. *(TOUS les articles spéciaux ou TOUT service particulier inscrits à votre commande sont assujettis à des frais d’annulation de 100 p. 100 dès que la commande est passée). Le client est responsable d’effectuer, en temps opportun, tout changement au matériel loué ou d’annuler cedit matériel.

LIVRAISON

Les frais de livraison et de ramassage sont établis selon le lieu de l’événement et sont fondés sur un tarif aller-retour. Nous n’offrons aucun tarif aller simple. Les frais minima de livraison sont de 40 dollars (selon le lieu et le temps requis) et s’appliquent à toute commande. Aucun frais de livraison ou aucun montant minimum de la commande ne s’applique à un ramassage sur présentation à notre entrepôt.

Veuillez noter que nos heures normales de ramassage et de livraison sont du lundi au vendredi, de 8 h 00 à 16 h 30. Les livraisons du samedi (d’avril à décembre uniquement) s’effectuent entre 8 h 30 et 13 h 00. Nous sommes conscients que bon nombre de locations, de lieux ou d’événements échappent à ces paramètres, c’est pourquoi nous sommes disposés à discuter, au préalable, de vos besoins particuliers et à négocier les accommodements qui s’imposent. Toute livraison, tout ramassage ou toute installation qui ne s’inscrit pas dans notre horaire normal de livraison sera assujetti à des frais supplémentaires et ces accommodements DEVRONT être négociés au préalable.

PUIS-JE EXIGER UNE HEURE PRÉCISE DE LIVRAISON?

Il ne faut pas perdre de vue que nous devons effectuer des livraisons et des ramassages multiples chaque jour et qu’il est difficile d’assigner une heure particulière de livraison à un client comme «à 9 h 00 vendredi matin». L’horaire de nos livraisons étant établi la veuille, nous quittons notre entrepôt le lendemain matin avec un plein chargement de camion et nous effectuons d’abord les livraisons puis les ramassages. Nous pourrions être en mesure de préciser que la livraison pourrait, «selon toute éventualité», s’effectuer selon une plage horaire déterminée soit en matinée ou en après-midi. Les demandes de livraison à une heure précise feront l’objet de frais supplémentaires et devront être négociées bien à l’avance.

ÉTABLISSEMENT DES FRAIS

Le matériel est livré «table dressée» à un seul emplacement. Des accommodements peuvent être négociés au préalable avec Party Time Rentals, à des frais supplémentaires, pour installer et démonter l’équipement (tables, chaises, couvre-chaises, etc.). L’installation des tentes, des échafaudages, des draperies est incluse dans les prix de location. Ce service n’est toutefois pas offert pour les nappes ni pour dresser les tables. Pour toutes vos exigences particulières, veuillez nous appeler pour obtenir les renseignements à cet effet et la liste de nos prix.

SÉCURITÉ DES ARTICLES LOUÉS

Le client est responsable d’assurer la sécurité de tout le matériel à partir de la livraison ou sur présentation jusqu’à son retour à Party Time Rentals. Nous recommandons fortement au client de s’assurer d’être présent sur les lieux au moment de la livraison ou du ramassage de manière à prendre toutes les dispositions qui s’imposent pour assurer la sécurité du matériel et du site. Le client est également responsable de tout article endommagé ou manquant et de vérifier le compte exact des articles loués reçus et retournés. En l’absence du client, le compte établi par Party Time Rentals sera utilisé.

FRAIS DIVERS

Vous vous exposez à des coûts de main-d’œuvre si le site où est livré votre matériel exige de notre personnel de monter un escalier, de prendre un ascenseur ou de devoir franchir une distance excessive pour livrer ou ramasser le matériel. Si un retard de livraison ou de ramassage est attribué à votre événement, nous pourrions vous imposer des frais supplémentaires.

Des frais d’urgence de 40 à 60 dollars sera ajouté au tarif normal de livraison à l’emplacement de votre événement pour tout matériel qui sera ajouté à votre commande le jour même de l’événement. Nous vous encourageons donc de venir cueillir ce matériel loué à notre entrepôt si ces articles sont disponibles. Certain matériel de restaurant peut être assujetti à des frais de 50 dollars de nettoyage s’il est retourné impropre, comme les barbecues.

QUE FAIRE EN CAS DE PROBLÈMES?

Party Time Rentals porte une attention particulière à tout équipement loué afin de s’assurer de son bon fonctionnement avant qu’il ne soit livré. Au cas où une défectuosité se présenterait (nous espérons sincèrement que cela ne se produise) veuillez nous appeler sur-le-champ de manière à ce que nous puissions soit réparer ou remplacer l’article dans les plus brefs délais possibles. Au cas où nous serions dans l’impossibilité de le faire, nous supprimerons cet article de votre facture. Party Time Rentals a adopté un système d’étiquette de test pour tout le matériel qui fonctionne à l’électricité ou au propane. Chacun de ces articles doit être accompagné d’une étiquette verte «testé» comportant la date du test et le nom de la personne qui a effectué la vérification.

QUE FAIRE AVANT DE RETOURNER LES ARTICLES LOUÉS

Tous les articles doivent être placés dans un seul endroit de ramassage. La vaisselle et les ustensiles doivent être rincés pour enlever toute trace de nourriture et ré-emballés dans leur contenant original de livraison. Les verres doivent être vidés et disposés debout dans le contenant utilisé à cet effet. Toute lingerie doit être exempt de débris et séchée de manière à prévenir les tâches et la moisissure (veuillez ne pas placer les linges humides dans des sacs de plastique). Le matériel de restauration doit être exempt de nourriture et raisonnablement propre. Les barbecues au propane doivent être refroidis et vidés de leur contenu de charbon. Nous pourrons imputer des frais supplémentaires pour tout article qui ne respecte pas les conditions de propreté précitées.

LOUONS-NOUS DES TENTES?

Nous disposons d’un vaste inventaire de structures blanches de tente et de poteaux. Veuillez communiquer avec nous pour discuter de vos besoins particuliers à cet égard! Un spécialiste d’événement analysera en détail votre événement pour déterminer le genre de tente le plus approprié à vos besoins. Nous pourrons recommander, au besoin, que notre spécialiste effectue une visite de votre résidence ou du site de votre événement. Ce service est offert, sans frais, dans la région d’Ottawa; cependant, des frais de service de 50 à 100 dollars pourraient être exigés pour des inspections d’un site à l’extérieur d’Ottawa; ces frais seront toutefois déduits des coûts finaux de location de la tente au cas où vous décideriez de procéder à sa location. Nous devons vous rappeler que vous êtes responsable de la sécurité de toute tente ou de tout matériel loué sur votre site. Il est interdit de cuisiner sous la tente en raison du fait que la fumée ou les émanations de gaz peuvent entraîner une décoloration de la tente et endommager la toile. Nos droits d’exonération en cas de dommage ne couvrent pas les personnes qui cuisinent sous nos tentes et, en conséquence, cette imprudence pourrait entraîner des frais considérables de réparation ou de remplacement.

QUELS SONT LES DROITS D’EXONÉRATION?

Nous avons ajouté, pour votre tranquillité d’esprit, un montant non remboursable, équivalent à 7 p. 100 de droit d’exonération, à tout matériel loué ce qui couvre raisonnablement tout dommage accidentel. L’exonération ne couvre cependant pas les fins tissus, les articles spéciaux, le vol, le vandalisme, l’utilisation abusive (y compris les brûlures des tissus), le mauvais usage ou tout simplement la perte de matériel. Tout article brisé doit être retourné à Party Time Rentals de manière à ce qu’il soit couvert selon les droits d’exonération.

POLITIQUES GÉNÉRALES

Cliquez ici pour télécharger les conditions de location de Party Time Rental (pdf).

QUESTIONS?

Pour toute question supplémentaire, n’hésitez pas à nous appeler au (613) 745-9400. L’un de nos représentants des services à la clientèle vous fera un plaisir de vous aider.